Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - tự do - hạnh phúc
QUY CHẾ QUẢN LÝ THIẾT BỊ CÔNG TY CP BIA NADA
(Ban hành theo quyết định số 144/QĐ-CT ngày 21 tháng 9 năm 2012)
CHƯƠNG I:
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mô hình tổ chức quản lý thiết bị
1. Trụ sở chính :
- Địa chỉ : số 3 đường Thái Bình, phường Hạ Long- thành phố Nam Định, tỉnh Nam Định.
- Điện thoại: 0350.3649521.
- Fax: 0350.3637249.
- Mã số thuế: 0600312723
2. Ngoài trụ sở chính, công ty còn có các nhà máy, xí nghiệp trực thuộc, các quầy hàng giới thiệu sản phẩm hoặc cho thuê, các phân xưởng và các phòng ban chức năng.
3.Sơ đồ tổ chức điều hành về quản lý thiết bị
Điều hành các hoạt động của công ty là Giám đốc công ty. Giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc, các trưởng phó phòng ban, phân xưởng.
Điều 2. Mục đích ý nghĩa, phạm vi và đối tượng áp dụng:
1. Mục đích, ý nghĩa: Phân cấp trách nhiệm và quyền hạn trong việc quản lý vật tư thiết bị, máy móc. Đảm bảo phòng ngừa, không bị thất thoát tài sản của công ty, khai thác có hiệu quả vật tư thiết bị phục vụ kịp thời cho sản xuất.
2. Thiết bị tại công ty bao gồm :
- Máy móc, thiết bị, vật tư, dụng cụ phục vụ quản lý, sản xuất kinh doanh
- Phương tiện vận tải, thiết bị mạng, thông tin liên lạc
- Bàn ghế, dụng cụ, thiết bị văn phòng
- Các loại tài sản khác….
3. Phạm vi quản lý thiết bị :
3.1. Đối với thiết bị sản xuất: Được phân cấp quản lý từ ban giám đốc, phòng nghiệp vụ, phân xưởng.
3.2. Đối với thiết bị văn phòng: Giao cho phòng Hành chính quản lý thực hiện việc mua sắm, lắp mới và có sổ theo dõi cập nhật. Thiết bị văn phòng ở bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm gìn giữ bảo quản và lo liệu việc sửa chữa bảo dưỡng.
3.3. Đối với các hợp đồng và dự án lớn: thực hiện theo quy định của nhà nước về quản lý dự án.
3.4. Đối với các thiết bị, dụng cụ, bao bì, phục vụ bán hàng, quảng cáo, phòng Tiêu thụ sản phẩm theo dõi cập nhật thường xuyên, đề xuất nhu cầu và phối hợp với phòng Nghiệp vụ và các bộ phận có liên quan đáp ứng tốt nhu cầu về chất lượng và số lượng.
3.5. Đối với thiết bị, dụng cụ phòng thí nghiệm: giao cho đồng chí trưởng phòng Công nghệ- KCS trực tiếp quản lý, lập kế hoạch và giám sát mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng, hiệu chuẩn, kiểm định phù hợp.
3.6. Đối với thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động, phòng nghiệp vụ theo dõi quản lý, kiểm định thiết bị theo quy định của pháp luật.
3.7. Đối với thiết bị hỏng không khắc phục sửa chữa được hoặc chi phí sửa chữa không đảm bảo hiệu quả hoặc những thiết bị không có nhu cầu sử dụng, được tiến hành thanh lý.
CHƯƠNG II:
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 3 . Thủ tục mua và nhập vật tư thiết bị dự phòng, sửa chữa bảo dưỡng:
1.Phiếu dự trù kiêm lệnh mua hàng.
2.Bản thiết kế và dự toán giành cho các hạng mục xây dựng và cải tạo hệ thống đã được người phụ trách bộ phận có liên quan, phòng nghiệp vụ, ban giám đốc ký duyệt. (lưu tại phòng nghiệp vụ và bộ phận có liên quan)
3.Báo giá của nhà cung cấp đã được giám đốc phê duyệt.
Đối với hàng hoá, đầu tư có giá trị lớn : phải ký Hợp đồng kinh tế.
4.Biên bản nghiệm thu sử dụng vật tư, thiết bị : Có chữ ký của phòng nghiệp vụ và nơi sử dụng vật tư, thiết bị.
5.Hoá đơn tài chính mua hàng.
6.Phiếu nhập kho.
Điều 4 . Thủ tục xuất vật tư thiết bị sửa chữa bảo dưỡng và lắp mới:
- Phiếu đề nghị thay thế sửa chữa đã được đồng chí phụ trách bộ phận đó ký và được phòng nghiệp vụ thẩm định.
- Phiếu xuất vật tư được ban giám đốc phê duyệt.
Điều 5. Thủ tục thanh toán vật tư, nhân công phục vụ sửa chữa, bảo dưỡng và lắp mới
- Bảng kê thanh toán vật tư – nhân công
- Phiếu xuất vật tư.
- Phiếu nhập kho vật tư thừa (nếu có)
- Phiếu nộp phụ tùng, vật tư hỏng vào kho (Nếu có theo yêu cầu của phòng Nghiệp vụ).
- Lệnh sản xuất.
- Bản nghiệm thu.
Điều 6. Trách nhiệm quản lý và sử dụng vật tư, thiết bị:
1. Ban Giám đốc:
Giám đốc điều hành trực tiếp hoặc phân công một phó giám đốc phụ trách thiết bị tiếp nhận các văn bản liên quan đến thiết bị và làm việc với các cơ quan nhà nước về an toàn, kiểm định thiết bị. Kiểm tra giám sát việc chăm sóc bảo dưỡng thiết bị, phụ tùng dự phòng thay thế.
Khi thực hiện dự án, công trình đã được phê duyệt, cán bộ quản lý giúp việc cho giám đốc tổ chức giám sát, đề xuất những giải pháp quản lý cụ thể, lập các tiến độ thực hiện và nâng cao hiệu quả dự án, công trình.
Phó giám đốc phụ trách về thiết bị có nhiệm vụ lưu giữ các hồ sơ tài liệu liên quan đến các hợp đồng dự án lớn, theo dõi đánh giá nhà cung ứng. Thay quyền giám đốc kiểm tra giám sát và ký duyệt kế hoạch bảo dưỡng thiết bị hàng năm, ký duyệt các thủ tục nhập xuất vật tư, thanh toán vật tư, nhân công phục vụ việc chăm sóc bảo dưỡng. Giám sát việc thanh lý tài sản theo đúng quy định.
Riêng việc lắp mới và cải tạo thiết bị có giá trị lớn, sau khi có sự nhất trí của Hội đồng quản trị và được giám đốc phê duyệt, giám đốc trực tiếp hoặc uỷ quyền cho người khác kiểm tra giám sát việc thực hiện.
2. Phòng nghiệp vụ:
Phòng nghiệp vụ là đầu mối để giải quyết các thủ tục mua, nhập, xuất vật tư sau khi đã thẩm định và được phê duyệt. Nhiệm vụ của phòng được quy định trong “Quy chế quản lý điều hành công ty cổ phần bia NaDa”. Trưởng phòng nghiệp vụ kiêm nhiệm hoặc phân công người khác thực hiện việc quản lý thiết bị toàn công ty. Nhiệm vụ cụ thể là:
- Lập danh mục máy và thiết bị , thiết bị đo dùng trong sản xuất toàn công ty và thường xuyên theo dõi cập nhật.
- Phối hợp với phân xưởng lập các hướng dẫn vận hành thiết bị, kế hoạch bảo dưỡng thiết bị, kế hoạch hiệu chuẩn kiểm định thiết bị đo hàng năm.
- Phối hợp với kho và phân xưởng, thường xuyên kiểm tra tình trạng hoạt động an toàn thiết bị, tình trạng vật tư trong kho, lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm vật tư và phụ tùng thay thế, dự phòng sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất.
- Phối hợp với phân xưởng xử lý các sự cố về thiết bị, lập biên bản xác định nguyên nhân sự cố. Đề xuất báo cáo dừng các quá trình sản xuất khi có dấu hiệu mất an toàn cho người và thiết bị.
- Kiểm tra giám sát, nghiệm thu thực hiện việc sửa chữa, bảo dưỡng, lắp mới và hiệu chuẩn kiểm định thiết bị. Thực hiện các công việc kiểm tra, nghiệm thu phụ tùng thiết bị trước khi nhập kho. Làm các thủ tục nhập xuất vật tư và cập nhật số sách theo dõi.
- Thực hiện viết lệnh sản xuất các công việc cơ điện giao cho đơn vị thực hiện và thanh toán vật tư nhân công khi thực hiện các việc cơ khí, xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng và lắp mới thiết bị.
- Kiểm tra giám sát việc bảo quản vật tư trong kho, giúp thủ kho bố trí phụ tùng sao cho dễ nhận biết, dễ thấy, dễ lấy.
- Trợ giúp cho giám đốc trong việc theo dõi đánh giá nhà cung ứng.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc việc kiểm soát thiết bị .
- Lưu trữ hồ sơ thiết bị, lý lịch máy, các bản vẽ, catalog, danh sách nhà cung ứng.
3. Kho vật tư, thiết bị:
- Quản lý việc nhập xuất vật tư hàng hoá theo quy định hiện hành. (hoá đơn chứng từ phải đủ các chữ ký hợp lệ, hợp pháp)
- Thực hiện việc chăm sóc, xếp đặt bảo quản vật tư hàng hoá ngăn nắp, gọn gàng theo từng chủng loại một cách khoa học.
- Báo cáo kịp thời tình trạng vật tư về chủng loại, số lượng, chất lượng cho lãnh đạo khi cần thiết.
4. Phòng kế toán:
- Giải quyết các việc tạm ứng, thanh toán vật tư , nhân công, các hợp đồng dự án công trình khi có đủ thủ tục và chứng từ cần thiết theo quy định ở điều 3, điều 5 của bản quy chế này.
5. Phân xưởng : Trách nhiệm quyền hạn được quy định trong “Quy chế quản lý điều hành công ty cổ phần bia NaDa”. Quản đốc phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý tài sản của bộ phận mình phụ trách, có thể kiêm nhiệm hoặc phân công một người phụ trách về thiết bị ở phân xưởng. Cụ thể là:
- Thực hiện việc giám sát, duy tu, vận hành, sửa chữa thường xuyên, đề xuất với phòng nghiệp vụ những nội dung cần bảo dưỡng thiết bị thường xuyên , định kỳ.
- Tổ chức thực hiện việc sửa chữa bảo dưỡng, nghiệm thu đánh giá kết quả bảo dưỡng thiết bị.
- Phối hợp với phòng nghiệp vụ và các bộ phận liên quan xử lý các sự cố, lên kế hoạch bảo dưỡng thiết bị hàng năm.
- Theo từng quý và năm, lập kế hoạch mua sắm vật tư, phụ tùng sửa chữa dự phòng phục vụ kịp thời sản xuất và có hiệu quả nhất, nộp cho phòng nghiệp vụ tổng hợp.
- Đề xuất báo cáo quản đốc phòng ngừa các nguy cơ mất an toàn cho người và thiết bị.
6. Đối với các nhà máy, xí nghiệp, phòng ban, cửa hàng trực thuộc công ty có sử dụng vật tư, thiết bị: áp dụng tương tự như ở phân xưởng.
CHƯƠNG III:
ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG
Điều 7. Tổ chức thực hiện và trách nhiệm thi hành:
1. Mọi cán bộ công nhân viên công ty có trách nhiệm thực hiện quy chế này.
2. Ban giám đốc, trưởng các bộ phận có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thuộc phạm vi quản lý thực hiện việc quản lý thiết bị theo đúng quy định tại Quy chế này.
3.Tập thể và cá nhân vi phạm các quy định tại Quy chế này gây thất thoát, thiệt hại về tài sản phải bồi thường, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật./.
Phụ lục: Các biểu mẫu thực hiện và lưu hồ sơ
|
Stt
|
Tên biểu mẫu
|
Nơi viết
|
Nơi lưu
|
|
1
|
Phiếu dự trù kiêm lệnh mua hàng
|
-Nơi có nhu cầu mua hàng
|
-Kế toán
-Phòng Nghiệp vụ
|
|
2
|
Biên bản nghiệm thu sử dụng vật tư thiết bị
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
-Phòng Nghiệp vụ
-Phòng kế toán
|
|
3
|
Biên bản ghi nhận và đền bù tài sản bị đổ vỡ, thiệt hại
|
-Phòng , phân xưởng liên quan
|
-Thủ kho
-Kế toán
|
|
4
|
Phiếu nộp kho vật tư thừa
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
-Thủ kho
-Kế toán
|
|
5
|
Phiếu nhập kho
(Theo mẫu quy định của BTC)
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
-Thủ kho
-Kế toán
|
|
6
|
Phiếu xuất kho
(Theo mẫu quy định của BTC)
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
-Thủ kho
-Kế toán
|
|
7
|
Bảng kê thanh toán vật tư
|
-Đơn vị sử dụng vật tư
|
-Phòng Nghiệp vụ
- Kế toán
|
|
8
|
Phân tích công đoạn thi công
|
- Đơn vị thi công hoặc phòng Nghiệp vụ
|
-Phòng Nghiệp vụ
- Kế toán
|
|
9
|
Lệnh sản xuất
|
-Phòng nghiệp vụ
|
-Kế toán
|
|
10
|
Biên bản nghiệm thu
|
-Phòng nghiệp vụ
|
-Kế toán
-Phòng nghịep vụ
|
|
11
|
Kế hoạch bảo dưỡng thiết bị
|
-Phòng nghiệp vụ
-Phân xưởng
|
-Phòng Nghiệp vụ
-Đơn vị sử dụng
|
|
12
|
Sổ theo dõi thiết bị
|
-Phòng nghiệp vụ
-Đơn vị sử dụng
|
-Phòng Nghiệp vụ
-Đơn vị sử dụng
|
|
13
|
Phiếu đề nghị thay thế sửa chữa
|
-Đơn vị sử dụng
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
|
14
|
Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng
|
-Phòng Nghiệp vụ
-Ban Giám đốc
|
-Phòng Nghiệp vụ
-Ban Giám đốc
|
|
15
|
Danh sách nhà cung ứng
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
|
16
|
Phiếu đánh giá theo dõi nhà cung ứng
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
|
17
|
Sổ theo dõi hợp đồng
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
|
18
|
Hợp đồng kinh tế
|
-Phòng Nghiệp vụ
|
-Phòng Nghiệp vụ
-Phòng kế toán
|
|
19
|
Kế hoạch hiệu chuẩn/kiểm định thiết bị đo phòng thí nghiệm
|
- Phòng KCS
|
-Phòng Nghiệp vụ
- Phòng KCS
|
|
20
|
Bảng tổng hợp thiết bị đo phòng thí nghiệm
|
- Phòng KCS
|
-Phòng Nghiệp vụ
- Phòng KCS
|
|
21
|
Kế hoạch hiệu chuẩn kiểm định thiết bị đo dùng trong sản xuất
|
- Phòng nghiệp vụ
|
- Phòng nghiệp vụ
|
|
22
|
Biên bản kiểm định và hiệu chuẩn thiết bị đo
|
- Phòng KCS
|
- Phòng KCS
|
|
23
|
Các hồ sơ về kiểm định cân, đồng hồ áp suất, van an toàn, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động.
|
- Cơ quan kiểm định
|
- Phòng nghiệp vụ
|
CÔNG TY CP BIA NADA